Wprowadzenie
Jeżeli brałeś udział w postępowaniu sądowym, naturalne pojawi się pytanie, jak długo sąd będzie przechowywał akta Twojej sprawy i co się z nimi później stanie. Warto wiedzieć, że przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia z dnia 5 marca 2004 (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1697) dokładnie regulują, kiedy akta trafiają do archiwów państwowych, a kiedy są niszczone. To właśnie na tych przepisach opiera się codzienna praktyka sądów, sekretariatów i archiwów zakładowych.
W tym poradniku – przygotowanym przez zespół Kancelaria Adwokacka Majchrzak Panas z Wrocławia – krok po kroku wyjaśniamy, co oznaczają kategorie A i B, jak długo przechowywane są poszczególne rodzaje akt oraz kiedy akta mogą trafić do archiwum państwowego albo do zniszczenia. Tekst jest tak pomyślany, aby służył jako praktyczne źródło wiedzy dla stron postępowania, pełnomocników i osób, które po latach chcą sięgnąć do dokumentów swojej sprawy.
Kategorie „A” i „B” – co to w ogóle znaczy?
Rozporządzenie wprowadza podstawowy podział: akta spraw sądowych dzieli się na kategorię A i kategorię B. Kategorie te decydują o tym, czy akta docelowo trafią do archiwum państwowego, czy zostaną zniszczone po upływie określonego czasu.
Kategoria A:
- są to akta stanowiące materiały archiwalne, czyli posiadające trwałą wartość historyczną, dowodową lub informacyjną;
- po zakończeniu okresu przechowywania w sądzie muszą zostać przekazane do właściwego archiwum państwowego;
- obejmują m.in. wybrane sprawy karne, cywilne, rodzinne, pracownicze oraz rejestrowe, wskazane szczegółowo w rozporządzeniu.
Kategoria B:
- to akta niestanowiące materiałów archiwalnych; mają znaczenie głównie bieżące i użytkowe;
- po upływie przewidzianego w rozporządzeniu okresu przechowywania podlegają zniszczeniu (po procedurze tzw. brakowania);
- w praktyce większość „zwykłych” spraw trafia właśnie do kategorii B, z oznaczeniem „B + [liczba lat]” (np. B10, B30).
Co istotne, zaliczenia akt do odpowiedniej kategorii dokonuje przewodniczący rozprawy lub posiedzenia po zakończeniu postępowania, wskazując jednocześnie okres przechowywania. Prezes sądu może powierzyć tę czynność referendarzowi, asystentowi sędziego, a wyjątkowo nawet kierownikowi sekretariatu.
Akta spraw karnych – kiedy trafią do archiwum, a kiedy do niszczenia?
Jeżeli byłeś oskarżonym, pokrzywdzonym albo świadkiem w sprawie karnej, warto wiedzieć, że rozporządzenie bardzo precyzyjnie określa zarówno poszczególne kategorie akt oraz rodzajowo oznaczony czas przechowywania.
Do kategorii A zalicza się m.in. akta spraw:
- o najpoważniejsze przestępstwa, takie jak przestępstwa przeciwko pokojowi, ludzkości, zbrodnie wojenne oraz określone przestępstwa przeciwko państwu;
- w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności albo 25 lat pozbawienia wolności;
- o odszkodowanie za niesłuszne skazanie lub aresztowanie;
- w których sąd przedstawił Sądowi Najwyższemu zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia;
- mających „znaczenie wyjątkowe” ze względu na materiał dowodowy lub osoby występujące w sprawie.
Dodatkowo z każdego sądu wybiera się co pięć lat po jednej „typowej” sprawie z każdego rozdziału części szczególnej Kodeksu karnego i ustaw szczególnych – również jako kategorię A. Akta pozostałych spraw zaliczane są do kategorii B.
Jak długo przechowuje się akta karne? Rozporządzenie przewiduje pięć podstawowych progów czasowych:
- 50 lat – akta spraw, w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności lub 25 lat pozbawienia wolności;
- 30 lat – akta spraw z karą pozbawienia wolności powyżej 5 lat;
- 20 lat – akta spraw z karą pozbawienia wolności do 5 lat bez warunkowego zawieszenia;
- 10 lat – akta spraw, w których:
- orzeczono karę inną niż pozbawienie wolności powyżej 5 lat,
- wydano wyrok uniewinniający,
- umorzono postępowanie,
- odstąpiono od wymierzenia kary,
- warunkowo umorzono postępowanie,
- darowano karę,
- oraz akta postępowania wykonawczego;
- 3 lata – dla pozostałych akt spraw karnych.
Ważne! Akta nie mogą zostać przekazane do zniszczenia przed upływem terminu karalności danego przestępstwa. Dla osób zainteresowanych wzruszeniem orzeczeń karnych jest to kluczowa gwarancja.
Akta spraw o wykroczenia – kiedy znikną dokumenty Twojego mandatu?
W sprawach o wykroczenia okresy przechowywania akt są krótsze, ale również tu pojawia się podział na kategorię A i B.
Kiedy wykroczenie trafia do kategorii A? Do kategorii A zalicza się:
- akta spraw o wykroczenia, które ze względu na osobę sprawcy lub okoliczności mogą mieć znaczenie jako źródło informacji historycznej;
- sprawy, w których sąd przedstawił Sądowi Najwyższemu zagadnienie prawne.
Dodatkowo z każdego sądu rejonowego wybiera się co pięć lat po jednej typowej sprawie z każdego rozdziału Kodeksu wykroczeń oraz ustaw szczególnych – również jako kategorię A.
Jak długo są przechowywane akta wykroczeniowe? Rozporządzenie przewiduje:
- 20 lat – dla akt spraw zaliczonych do kategorii A;
- 5 lat – dla spraw, w których orzeczono karę aresztu lub środek karny w postaci zakazu prowadzenia pojazdów albo innego zakazu;
- 3 lata – dla pozostałych spraw o wykroczenia.
Dla praktyki kierowców szczególne znaczenie ma pięcioletni okres przechowywania akt spraw z zakazem prowadzenia pojazdów – po jego upływie dokumentacja może zostać przeznaczona do zniszczenia.
Akta cywilne i gospodarcze – co z pozwem o zapłatę, zasiedzenie czy własność nieruchomości?
Jeżeli interesuje Cię, jak długo sąd przechowuje akta Twojej sprawy cywilnej lub gospodarczej (np. o zapłatę, zasiedzenie, eksmisję, dział spadku czy podział majątku), kluczowe są przepisy rozdziału 4 rozporządzenia.
Które akta cywilne są kategorią A? Do kategorii A zalicza się w szczególności:
- sprawy o ochronę praw autorskich i wynalazczych;
- sprawy osobowe o uznanie za zmarłego, stwierdzenie zgonu, ubezwłasnowolnienie;
- sprawy, w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
- sprawy, w których wartość przedmiotu sporu w dniu wydania orzeczenia przekracza 2000‑krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę;
- sprawy o „znaczeniu wyjątkowym”;
- sprawy rozpoznawane w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze z tego postępowania.
Do kategorii A należą również rejestry podmiotów wpisanych do KRS: rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Jak długo przechowywane są akta cywilne i gospodarcze? Rozporządzenie przewiduje kilka poziomów czasowych:
- 50 lat – akta spraw:
- o uznanie za zmarłego, stwierdzenie zgonu, ubezwłasnowolnienie;
- spadkowych (dział spadku tylko, gdy obejmował nieruchomość);
- dotyczących własności nieruchomości, jej wydania, zasiedzenia, zniesienia współwłasności nieruchomości, rozgraniczenia, użytkowania wieczystego (z pewnym wyłączeniem roszczeń z art. 243 k.c.);
- o podział majątku wspólnego obejmujący prawo własności nieruchomości;
- o usunięcie niezgodności między księgą wieczystą a rzeczywistym stanem prawnym;
- o egzekucję z nieruchomości;
- 30 lat – akta spraw:
- o prawa niemajątkowe (z wyjątkiem spraw osobowych z grupy 50‑letniej);
- o rentę;
- dotyczących sporów z zakresu przedsiębiorstw państwowych i samorządu załogi;
- rejestrowych (z wyjątkiem rejestru zastawów i rejestru dłużników niewypłacalnych);
- upadłościowych i układowych;
- o dział spadku lub zniesienie współwłasności (gdy nie wchodzą w grę nieruchomości z grupy 50‑letniej);
- o podział majątku wspólnego (gdy nie obejmuje własności nieruchomości);
- 20 lat – akta spraw rozpoznawanych w elektronicznym postępowaniu upominawczym oraz tytuły wykonawcze z tego postępowania;
- 10 lat – pozostałe sprawy cywilne i gospodarcze, w tym sprawy rozpoznane w postępowaniu uproszczonym;
- 2 lata – akta spraw o wpis do rejestru zastawów i rejestru dłużników niewypłacalnych (termin liczony od roku następującego po wykreśleniu zastawu lub dłużnika).
Sprawy rodzinne – jak długo są przechowywane akta rozwodowe, alimentacyjne, adopcyjne?
Dla wielu osób szczególnie wrażliwe są akta spraw rodzinnych – rozwodowych, alimentacyjnych, dotyczących władzy rodzicielskiej czy przysposobienia. Rozporządzenie przewiduje dla nich odrębny rozdział.
Które akta rodzinne należą do kategorii A? Do kategorii A zalicza się m.in. akta spraw:
- o unieważnienie małżeństwa, ustalenie istnienia lub nieistnienia małżeństwa;
- o przysposobienie i rozwiązanie przysposobienia;
- o ustalenie lub zaprzeczenie pochodzenia dziecka, uznanie dziecka, unieważnienie uznania;
- o nadanie nazwiska, ustalenie treści aktu urodzenia dziecka nieznanych rodziców;
- o sporządzenie nowego aktu urodzenia po przysposobieniu;
- w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
- o „znaczeniu wyjątkowym”.
Podobnie jak w innych działach, z każdego sądu wybiera się co pięć lat po jednej typowej sprawie z każdej grupy spraw rodzinnych – również jako kategorię A. Pozostałe sprawy klasyfikowane są do kategorii B.
Jak długo przechowuje się akta rodzinne? Okresy są następujące:
- 50 lat – akta spraw:
- wymienionych wyżej (przysposobienie, pochodzenie dziecka itd.);
- z zakresu stosunków majątkowych między małżonkami, a także rozwodu i separacji, w których dokonano podziału majątku obejmującego nieruchomość;
- 30 lat – akta spraw:
- o rozwód i separację (bez podziału majątku z nieruchomością);
- alimentacyjnych;
- z zakresu opieki, kurateli;
- dotyczących czynności przekraczających zwykły zarząd majątkiem dziecka;
- 10 lat – pozostałe akta spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych.
Z perspektywy praktycznej oznacza to, że akta rozwodowe co do zasady nie są przechowywane wiecznie – choć w wielu przypadkach ich okres przechowywania jest bardzo długi.
Sprawy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Jeśli brałeś udział w sporze z pracodawcą albo w sprawie dotyczącej emerytury czy renty, również tu obowiązuje podział na kategorie A i B.
Do kategorii A zalicza się sprawy, w których sąd przedstawił zagadnienie prawne Sądowi Najwyższemu albo które mają znaczenie wyjątkowe. Pozostałe akta z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zaliczane są do kategorii B.
Okresy przechowywania są tu prostsze:
- 30 lat – akta spraw dotyczących emerytur i rent;
- 10 lat – akta pozostałych spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
Specjaliści od sporów pracowniczych zwracają uwagę, że długi, 30‑letni okres przechowywania akt „emerytalno‑rentowych” ma zabezpieczyć interesy ubezpieczonych przy ewentualnych korektach świadczeń.
Repertoria, skorowidze i inne urządzenia ewidencyjne – też mają swoje terminy
Rozporządzenie dotyczy nie tylko samych akt, ale również ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowych. Do kategorii A należą m.in. repertoria, wykazy akt przekazanych do archiwum oraz skorowidze akt sądowych. Do kategorii B – wokandy, kartoteki, kontrolki i inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne.
Okresy przechowywania:
- 50 lat – repertoria i podstawowe urządzenia ewidencyjne kategorii A;
- 10 lat – kartoteki i wykazy;
- 5 lat – kontrolki;
- 3 lata – inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne.
Te zasady stosuje się również do elektronicznych repertoriów i wykazów prowadzonych w systemach teleinformatycznych.
Od kiedy liczy się okres przechowywania i kto decyduje o zniszczeniu akt?
To pytanie bardzo często pojawia się w praktyce – także w rozmowach naszych klientów ze specjaliści od postępowań sądowych.
- Okresy przechowywania liczy się co do zasady od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności związane z wykonaniem orzeczenia albo zarządzenia kończącego postępowanie.
- Jeżeli brak było potrzeby wykonywania takich czynności, liczy się je od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.
Decyzję o przekazaniu akt do archiwum państwowego lub do zniszczenia wydaje prezes sądu. Przed zniszczeniem powoływana jest komisja, która dokonuje tzw. brakowania akt i może w uzasadnionych przypadkach:
- zmienić kwalifikację akt z kategorii B na kategorię A,
- przedłużyć okres przechowywania akt kategorii B.
Natomiast nie wolno jej „obniżyć” kategorii A do B. Co do zasady przekazanie akt do zniszczenia wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.
Jak możemy Ci pomóc w praktyce?
Jeżeli zastanawiasz się, czy akta Twojej sprawy (karnej, cywilnej, rodzinnej, pracowniczej) wciąż istnieją, odpowiedź wymaga zestawienia daty prawomocnego zakończenia postępowania z odpowiednimi przepisami rozporządzenia. Dodatkowo trzeba uwzględnić to, czy sprawa mogła zostać zaliczona do kategorii A, czy standardowo trafiła do kategorii B.
Kancelaria Adwokacka Majchrzak Panas z Wrocławia pomaga klientom m.in. w:
- ustaleniu, czy akta konkretnej sprawy mogą jeszcze znajdować się w sądzie lub archiwum państwowym;
- przygotowaniu wniosków o wgląd do akt, uzyskanie odpisów, kserokopii albo wypisów;
- analizie, czy w danym stanie faktycznym możliwe jest wznowienie postępowania albo wzruszenie orzeczenia, biorąc pod uwagę dostępność akt;
- doradztwie w zakresie przechowywania dokumentacji procesowej po stronie przedsiębiorców i osób prywatnych (np. wyroków, ugód, tytułów wykonawczych).
Jeśli potrzebujesz wsparcia w ustaleniu statusu akt Twojej sprawy albo przygotowaniu odpowiednich pism do sądu czy archiwum – możesz zwrócić się do nas, opisując krótko rok zakończenia postępowania, rodzaj sprawy i sąd, w którym się toczyła. Pozwoli to szybko ocenić, czy w świetle obecnych przepisów akta mogą jeszcze istnieć, czy też zostały już przeznaczone do zniszczenia albo przekazane do archiwum państwowego.
