Windykacja i dochodzenie należności to działania podejmowane w celu odzyskania pieniędzy lub świadczenia, które nie zostały uregulowane przez dłużników – zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorców. Jest to jedno z najczęstszych postępowań prowadzonych przed Sądami w Polsce. Kancelaria Adwokacka Majchrzak Panas – Adwokat we Wrocławiu wspiera w windykacji i prowadzi kompleksowo proces odzyskiwania należności na wszystkich etapach – od działań przedsądowych, przez sądowe, aż po egzekucję komorniczą.

Dlaczego i kiedy zacząć windykację?

Zaległość w płatności, spóźniona faktura, niespłacona pożyczka, brak zapłaty za wykonaną usługę lub sprzedaż – to codzienność, z którą borykają się przedsiębiorcy i osoby fizyczne. Sprawy te są bardzo różne i mogą dotyczyć nieskomplikowanych rozliczeń, jak też wielowątkowych sporów. Czas jest kluczowy, ponieważ z każdym dniem zwłoki rośnie ryzyko niewypłacalności dłużnika, przedawnienia i utraty szans na odzyskanie środków. Dlatego każdy krok zbliżający do odzyskania środków jest dobry. Adwokat może przeanalizować Twoją sprawę i dobrać profesjonalne działanie skutkujące nie tylko efektywnym dochodzeniem roszczeń, ale również ograniczeniem kosztów procesowych, a często – uniknięciem Sądu przez polubowne rozwiązanie sporu.

Etap przedsądowy – wezwanie do zapłaty i negocjacje.

Wsparcie Kancelarii Adwokackiej rozpoczyna się od porady prawnej i analizy sprawy. Następnie warto skierować do dłużnika pisemne wezwanie do zapłaty. Takie wezwanie wskazuje termin, w którym należy dokonać płatności oraz informację, iż w przypadku niedostosowania się do wezwania sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego. Wielokrotnie wezwanie spotyka się z natychmiastową reakcją dłużnika i uregulowaniem zobowiązania. W wielu sprawach, gdy termin płatności był sporny lub nieustalony wezwanie umożliwia naliczanie odsetek od dnia tzw. wymagalności roszczenia.

Cele etapu przedsądowego

• zachęcenie dłużnika do uregulowania długu bez kosztów sądowych,
• zabezpieczenie możliwości późniejszego dochodzenia w sądzie,
• weryfikacja postawy dłużnika – gotowości do negocjacji lub przedstawionej argumentacji odmownej.

W procesie windykacji między przedsiębiorcami, gdy roszczenia lub należyte wykonanie umowy są sporne, bardzo często to właśnie rokowania i negocjacje przynoszą rozwiązanie. Dobry adwokat dostrzega korzyści płynące z pozasądowego sposobu rozwiązania sporu i prowadzi rozmowy w imieniu klienta. Strony mogą ustalić kwotę spłaty i rozłożyć płatność na raty, co ograniczy koszty i czas działania, a także pozwoli utrzymać relacje biznesowe. W ten sposób wiele spraw kończy się na tym etapie – bez konieczności wchodzenia na drogę sądową.

Etap sądowy – pozew o zapłatę

Jeżeli wezwanie i negocjacje zawiodą, adwokat przygotowuje pozew o zapłatę, który zainicjuje postępowanie sądowe. Może ono trwać, w zależności od stopnia skomplikowania sprawy, od kilku miesięcy do nawet kilku lat.

Kluczowe elementy pozwu o zapłatę to:

• dane stron (powoda i pozwanego – czyli wierzyciela i dłużnika),
• wskazanie dochodzonej kwoty, daty wymagalności roszczenia, odsetek, żądania zwrotu kosztów zastępstwa procesowego,
• załączenie dokumentów potwierdzających zasadność roszczenia,
• wskazanie podstawy prawnej i faktów, na których powód opiera swoje żądanie,
• informacja, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu (np. wezwanie do zapłaty) lub wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia,
• dokładne uzasadnienie roszczenia,
• wskazanie optymalnego trybu postępowania,
• ustalenie wysokości opłaty sądowej.

Pozew może zawierać wnioski o zabezpieczenie powództwa, nadanie wyrokowi rygoru natychmiastowej wykonalności i przeprowadzenie rozprawy w nieobecności powoda oraz wnioski służące do przygotowania rozprawy, a w szczególności wnioski o wezwanie na rozprawę świadków i biegłych, dokonanie oględzin, polecenie pozwanemu dostarczenia na rozprawę dokumentu będącego w jego posiadaniu, zażądanie dowodów znajdujących się w sądach, urzędach lub u osób trzecich, wraz z uprawdopodobnieniem, że strona sama nie może ich uzyskać.

Dowody – klucz do sukcesu

Dowody to absolutna podstawa, dlatego bardzo ważne jest ich skrupulatne gromadzenie. Analiza dowodów oraz ich selekcja pozostają po stronie adwokata – Sądowi należy wskazać te, które mają znacznie w sprawie i są „najsilniejsze”. W niektórych przypadkach sprawa może odbyć się bez rozprawy, ponieważ wystarczy bezsporny dokument – np. uznanie długu lub weksel, który umożliwia wejście na drogę szybkiego postępowania nakazowego. Dobra strategia dowodowa to połowa sukcesu – adwokat analizuje, które dokumenty zapewnią najsilniejsze wsparcie dla roszczenia. Celem jest przekonanie Sądu do swojej racji, a często przedstawienie nadmiernej ilości dowodów przynosi przeciwny skutek.

Dowodami mogą być:

• faktury, umowy, wezwania,
• dokumentacja fotograficzna,
• zeznania świadków i opinie biegłych,
• korespondencja e-mail, wiadomości SMS, rejestry rozmów,
• notatki, protokoły spotkań, relacje świadków, potwierdzenia i protokoły,
• weksle, czeki, warrant.

Etap sądowy – nakaz zapłaty (postępowanie nakazowe i upominawcze)

Kodeks postępowania cywilnego przewiduje różne tryby postępowania w sprawach o zapłatę. Zasadą jest, że sprawa rozpoznawana jest po przeprowadzeniu rozprawy. W niektórych przypadkach istnieje możliwość skorzystania z szybszego trybu.  Sąd wydaje nakaz zapłaty na posiedzeniu niejawnym (bez udziału stron – bez przeprowadzenia rozprawy), jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych. Nakaz zapłaty wydany jest bez rozprawy w krótkim czasie – ustawa nakazuje maksymalnie 2 miesiące, a zdarza się nawet, że w ciągu kilku dni! W nakazie zapłaty Sąd nakazuje pozwanemu, aby w terminie oznaczonym w nakazie zaspokoił roszczenie w całości wraz z kosztami albo wniósł środek zaskarżenia. Warto pamiętać, że oba tryby są nie tylko szybsze, ale również mogą być „tańsze” dla powoda przez uniknięcie części kosztownych dowodów lub obowiązek uiszczenia części opłaty sądowej.

Postępowanie nakazowe

W przypadku roszczeń pieniężnych potwierdzonych dokumentami (np. faktura, weksel, wezwanie), adwokat może złożyć w pozwie wniosek o wydanie nakazu zapłaty na posiedzeniu niejawnym. Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeśli fakty uzasadniające roszczenie udowodnione są dokumentem urzędowym, zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem, wezwaniem do zapłaty i pisemnym oświadczeniem o uznaniu długu, należycie wypełnionym wekslem lub czekiem, umowa lub dowodem spełnienia świadczenia wzajemnego. Dłużnik ma 14 dni na zapłatę lub wniesienie zarzutów. Brak wniesienia zarzutów skutkuje uprawomocnieniem nakazu i traktowaniem go jako tytułu wykonawczego.

Postępowanie upominawcze

Jeśli nie można zastosować postępowania nakazowego stosuje się tryb upominawczy – Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym.  Sąd wydaje nakaz zapłaty, jeżeli powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych. W tym zakresie Sąd dokonuje oceny i ma swobodę decyzyjną – nie wydaje nakazu, gdy roszczenie jest oczywiście bezzasadne, twierdzenia co do faktów budzą wątpliwość lub zaspokojenie roszczenia zależy od świadczenia wzajemnego. Brak wniesienia sprzeciwu skutkuje uprawomocnieniem nakazu i traktowaniem go jako tytułu wykonawczego. Po utracie mocy lub uchyleniu nakazu zapłaty albo w przypadku braku podstaw do jego wydania Sąd rozpoznaje sprawę według przepisów ogólnych lub w postępowaniu odrębnym właściwym dla danej sprawy.

Etap egzekucyjny – brak zapłaty pomimo wyroku

Jeżeli wyrok lub nakaz zapłaty jest prawomocny to pozwany (dłużnik) powinien wykonać wyrok, tzn. zapłacić na rzecz powoda wskazaną kwotę świadczenia głównego, odsetki oraz zwrócić koszty postępowania (m.in. opłata sądowa, zaliczki na poczet opinii biegłych) oraz koszty zastępstwa procesowego (adwokackiego). W przypadku braku zapłaty masz pełne prawo – lub adwokat jako pełnomocnik – skierować do komornika wniosek egzekucyjny. Następnie Komornik Sądowy podejmuje dalsze działania: zajmuje konto, wynagrodzenie, nieruchomość, ruchomości i przekazuje środki wierzycielowi. W skrajnych przypadkach, jeżeli dłużnik wyzbył się majątku w celu uniknięcia egzekucji, warto podjąć kroki przeciw osobom trzecim (np. skarga pauliańska).

Czy tylko sprawa w Sądzie? Mediacja.

Istnieje alternatywna i pozasądowa metoda windykacji należności. Już na etapie przedsądowym lub także w trakcie procesu, strony mogą podjąć mediację w celu wypracowania konsensusu i ugody. Rozmowy mogą być prowadzone przez strony i pełnomocników. Adwokat prowadzi mediację, przygotowuje propozycje ugody, negocjuje warunki, a po osiągnięciu porozumienia – składa wniosek o zatwierdzenie przez Sąd. Dużą rolę odgrywa także koordynujący ten proces mediator, którego zadanie polega na ustaleniu potrzeb stron i sprawieniu, by same wypracowały wspólne, obustronnie korzystne rozwiązanie.

Zalety mediacji:

• poufność, elastyczność, wyższa akceptacja rozstrzygnięcia,
• niższe koszty, krótki czas postępowania,
• możliwość kontynuacji relacji biznesowej,
• zawarta ugoda może stać się tytułem egzekucyjnym.

Ugoda sądowa – polubowne zakończenie sporu.

Sprawa w Sądzie nie musi skończyć się wyrokiem – strony mogą także zawrzeć ugodę. Zatwierdzona przez sąd ugoda jest równa w skutkach z wyrokiem. Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, Sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności – w przeciwnym razie zatwierdza ugodę postanowieniem. Sąd może odmówić nadania ugodzie klauzuli wykonalności albo jej zatwierdzenia w całości lub części, jeżeli ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa, a także gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.

Dla klienta oznacza to:

• trwałe, wymierne zakończenie sprawy,
• brak dalszej eskalacji procesu,
• możliwość natychmiastowej egzekucji bez kolejnych kosztów.

Rodzaje spraw o zapłatę – kto i czego dochodzi?

Sprawy o zapłatę są bardzo rozległe i spotykane w różnych konfiguracjach. W przypadku osób fizycznych są to między innymi: pożyczka prywatna, niezapłacony czynsz, zaległe odszkodowanie, oświadczenie o obniżeniu ceny, rękojmia, gwarancja, należności z tytułu umowy sprzedaży, zlecenia czy umowy o dzieło, weksle, czeki, a nawet zachowek. W przypadku biznesu i przedsiębiorców są to najczęściej: nieterminowa i nieopłacona faktury, kara umowna, należności z tytułu leasingu, najmu i dzierżawy, brak zapłaty za roboty budowlane, zapłata za licencję lub prawa autorskie, weksle, czeki, zwrot kaucji.
Dochodzona kwota stanowi oczywiście roszczenie główne, ale fundamentalne znaczenie ma podstawa faktyczna i prawna. To one determinują charakter oraz tryb postępowania.

Sprawa o zapłatę – ile kosztuje?

W każdej sprawie o zapłatę jednym z kluczowych aspektów, które należy uwzględnić przed wniesieniem pozwu, są koszty całego postępowania sądowego. Na koszty postępowania składają się koszty sądowe i koszty zastępstwa procesowego, a więc przede wszystkim:

• opłata sądowa od pozwu,
• ewentualne koszty przeprowadzenia dowodów (zaliczki na poczet przeprowadzenia dowodu z opinii biegłego sądowego, wynagrodzenie tłumacza, zwrot kosztów stawiennictwa świadków),
• koszty zastępstwa procesowego,
• oraz zasady zwrotu kosztów przez stronę przegrywającą.

Opłata sądowa od pozwu – ile wynosi?

Zgodnie z art. 13 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych w sprawach o prawa majątkowe pobiera się opłatę stałą ustaloną według wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia wynoszącej:

• do 500 zł – w kwocie 30 zł;
• ponad 500 zł do 1500 zł – w kwocie 100 zł;
• ponad 1500 zł do 4000 zł – w kwocie 200 zł;
• ponad 4000 zł do 7500 zł – w kwocie 400 zł;
• ponad 7500 zł do 10 000 zł – w kwocie 500 zł;
• ponad 10 000 zł do 15 000 zł – w kwocie 750 zł;
• ponad 15 000 zł do 20 000 zł – w kwocie 1000 zł.

Natomiast przy wartości przedmiotu sporu przekraczającej 20 000 złotych pobiera się opłatę stosunkową wynoszącą 5 % tej wartości, nie więcej jednak niż 200 000 złotych.
Dodatkowo, w przypadku złożenia w pozwie wniosku o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, opłata sądowa jest obniżona i wynosi ¼ opłaty stosunkowej. ¾ części opłaty pobiera się od pozwanego w razie wniesienia zarzutów od nakazu zapłaty. Z kolei w postępowaniu upominawczym pełna kwota pobierana jest na zasadach ogólnych od powoda.
Warto także pamiętać, że istnieje możliwość złożenia wniosku o zwolnienie od obowiązku uiszczania kosztów sądowych. Zwolnienia od kosztów sądowych może się domagać osoba fizyczna, która nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny lub ich poniesienie narazi ją na taki uszczerbek. Do wniosku o zwolnienie od kosztów sądowych powinno być dołączone oświadczenie obejmujące szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania.

Koszty zastępstwa procesowego – stawki adwokackie.

Koszty wynagrodzenia adwokata (tzw. koszty zastępstwa procesowego) w razie wygranej zasądzane są na rzecz strony wygrywającej i ustalane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie. W przypadku spraw o szczególnie wysokim stopniu skomplikowania, Sąd może przyznać stawki wyższe niż minimalne, ale do sześciokrotności stawki bazowej.
Wskazane stawki minimalne wynoszą przy wartości przedmiotu sprawy:

• do 500 zł – 90 zł,
• powyżej 500 zł do 1 500 zł – 270 zł,
• powyżej 1 500 zł do 5 000 zł – 900 zł,
• powyżej 5 000 zł do 10 000 zł – 1 800 zł,
• powyżej 10 000 zł do 50 000 zł – 3 600 zł,
• powyżej 50 000 zł do 200 000 zł – 5 400 zł,
• powyżej 200 000 zł do 2 000 000 zł – 10 800 zł,
• powyżej 2 000 000 zł do 5 000 000 zł – 15 000 zł,
• powyżej 5 000 000 zł – 25 000 zł.

Kto ponosi koszty sprawy o zapłatę?

Zasadą w postępowaniu cywilnym jest tzw. reguła odpowiedzialności za wynik procesu (art. 98 kpc), co oznacza, że strona przegrywająca sprawę jest obowiązana zwrócić stronie wygrywającej poniesione przez nią koszty postępowania, niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony, w tym opłatę sądową, wynagrodzenie adwokata oraz inne wydatki (np. koszty opinii biegłego, dojazdu na rozprawę, kosztów mediacji, jeśli była obowiązkowa lub Sąd ją zarządził).
Warto skonsultować wysokość możliwych kosztów już przed wniesieniem pozwu, aby świadomie zdecydować o dalszych krokach — zwłaszcza w przypadku ryzyka sporu z dłużnikiem lub możliwości wypracowania porozumienia.

Rola adwokata – jak współpracujemy?

Kancelaria Adwokacka Majchrzak Panas – Adwokat we Wrocławiu posiada bogate doświadczenie procesowe w sprawach o zapłatę na każdym ich etapie. Zapewniamy dokonanie kompleksowej oceny zasadności roszczenia i opracowanie strategii dochodzenia należności. W imieniu klienta nasi prawnicy przygotowują pełną dokumentację przedprocesową, procesową i egzekucyjną, reprezentują przed Sądem, a także aktywnie współpracują z Komornikiem, by odzyskać wszelkie należności wraz z odsetkami.