Najem okazjonalny krok po kroku – praktyczny poradnik dla właścicieli mieszkań i najemców

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu mieszkania, który powstał po to, by lepiej zrównoważyć interesy właściciela i lokatora. Daje on właścicielowi mocniejsze narzędzia prawne na wypadek problemów z opróżnieniem lokalu, a jednocześnie zapewnia najemcy jasne zasady funkcjonowania w mieszkaniu i przewidywalność co do czasu trwania najmu oraz wysokości świadczeń. W praktyce różnica między zwykłym najmem a najmem okazjonalnym ujawnia się przede wszystkim przy zakończeniu umowy i ewentualnej eksmisji – to wtedy liczy się, czy dokument został przygotowany zgodnie z przepisami i uzupełniony o wymagane załączniki oraz zgłoszenie do urzędu skarbowego.

W naszej praktyce często spotykamy się z sytuacjami, w których drobny błąd formalny przekreśla wszystkie korzyści z najmu okazjonalnego – dlatego w tym wpisie pokazujemy, jak krok po kroku zbudować umowę, która rzeczywiście chroni właściciela i jednocześnie pozostaje przejrzysta dla najemcy.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowanie własnej umowy, skontaktuj się z nami. Specjaliści z Kancelarii Adwokackiej Majchrzak Panas we Wrocławiu posiadają odpowiednią wiedzę i praktykę, aby zapewnić ci najlepszy projekt umowy.

Czym jest najem okazjonalny i kiedy można go stosować?

Zanim zdecydujesz się na najem okazjonalny, warto upewnić się, czy w ogóle możesz z niego skorzystać w swojej sytuacji. Kluczowe warunki wynikają z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów.

Najem okazjonalny:

• obejmuje wyłącznie lokal mieszkalny – nie zastosujesz go do lokalu użytkowego, garażu, miejsca postojowego, maszyn czy samochodów;
• może zostać zawarty wyłącznie przez właściciela będącego osobą fizyczną, a więc nie skorzystają z niego spółki, spółdzielnie, fundacje ani inne osoby prawne czy jednostki organizacyjne;
• jest przeznaczony dla tzw. prywatnego najmu – właściciel nie może prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali;
• musi być umową na czas oznaczony, przy czym okres jej trwania nie może przekroczyć 10 lat.

W kontekście czasu obowiązywania warto wskazać, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby po upływie umówionego okresu strony podpisały kolejną umowę najmu okazjonalnego – nawet wielokrotnie. Możliwe jest też zawarcie umowy z klauzulą automatycznego przedłużenia, przy czym po przekroczeniu 10 lat stosunek zaczyna być traktowany jak zwykły najem, z innymi konsekwencjami ochronnymi. 

Jeśli korzystasz z usług profesjonalnej firmy zarządzającej najmem, nie wyklucza to zastosowania najmu okazjonalnego – kluczowe jest to, kto jest właścicielem i jaki ma status, a nie kto w praktyce obsługuje najem. 

Obowiązkowe załączniki – trzy oświadczenia, bez których nie ma najmu okazjonalnego

Czy wystarczy podpisać umowę nazwaną najmem okazjonalnym, aby korzystać z przyspieszonej eksmisji i innych gwarancji? Nie. Ustawa wymaga dołączenia trzech bardzo konkretnych oświadczeń. 

Do umowy najmu okazjonalnego musisz dołączyć: 

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela, o którym mowa w art. 19d ust. 2. 
2. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. 
3. Oświadczenie właściciela (lub innej osoby z tytułem prawnym) do tego „lokalu zastępczego”, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących; na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem może być notarialnie poświadczony. 

Tylko pierwsze z tych oświadczeń musi mieć formę aktu notarialnego – pozostałe mogą być złożone w formie pisemnej lub dokumentowej, choć w praktyce często również sporządza się je w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym. 

Co się dzieje, gdy najemca traci możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym? Ustawa przewiduje na to bardzo konkretne rozwiązanie – najemca ma 21 dni od powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu na: 

• wskazanie innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać w razie egzekucji;
• przedstawienie nowego oświadczenia właściciela tego lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie. 

Jeżeli nie dopełni tego obowiązku w terminie, wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego, z zachowaniem co najmniej 7‑dniowego okresu wypowiedzenia. 

W praktyce – jako specjaliści od najmu okazjonalnego – zawsze doradzamy, aby kwestie „lokalu zastępczego” i trybu informowania o zmianach precyzyjnie uregulować w umowie i w załącznikach. 

Kaucja przy najmie okazjonalnym – ile, kiedy i na co?

Czy przy najmie okazjonalnym kaucja jest obowiązkowa? Nie – jest to zabezpieczenie fakultatywne, ale bardzo często wykorzystywane. 

Zgodnie z ustawą: 

• zawarcie umowy może być uzależnione od wpłacenia kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu oraz ewentualnych kosztów egzekucji opróżnienia lokalu;
• kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, liczonego według stawki z dnia zawarcia umowy;
• podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela. 

Możesz też zastrzec w umowie tzw. warunek zawieszający – np. że umowa stanie się skuteczna dopiero z chwilą wpłaty kaucji. Tego typu rozwiązanie jest wprost akceptowane w świetle art. 89 KC. 

Dodatkowo, do kaucji stosuje się mechanizm waloryzacji przewidziany w art. 6 ust. 3 ustawy o ochronie praw lokatorów (czyli możliwość jej „przeliczenia” przy znaczącej zmianie wartości pieniądza), ale nie stosuje się ogólnego limitu wysokości kaucji z art. 6 ust. 1 tej ustawy – tu obowiązuje „specjalny” limit sześciokrotności czynszu. 

Forma umowy i zmiany – co musi być na piśmie?

Czy umowa najmu okazjonalnego może być zawarta ustnie lub w formie dokumentowej? Nie – wprost wymagane jest zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności. 

Ustawa stanowi, że: 

• umowa najmu okazjonalnego oraz wszelkie zmiany tej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, 
• brak formy pisemnej co do zasady powoduje nieważność umowy jako najmu okazjonalnego; w pewnych sytuacjach może jednak dojść do „konwersji” w zwykły najem, z pełną ochroną lokatorską i bez przyspieszonej eksmisji. 

Inaczej wygląda kwestia rozwiązania umowy, odstąpienia od niej czy jej wypowiedzenia: 

• co do zasady wystarczy forma dokumentowa (np. e‑mail, sms, pismo, faks), chyba że strony same zastrzegą formę pisemną lub jeszcze surowszą. 

To ważny praktyczny detal: wielu właścicieli uważa, że dla wypowiedzenia konieczne jest „podpisane pismo” – podczas gdy często prawidłowo skonstruowana umowa dopuszcza choćby skuteczne wypowiedzenie wysłane e‑mailem z możliwością identyfikacji nadawcy. 

Wynagrodzenie notariusza – ile kosztuje oświadczenie najemcy?

Jednym z częstych pytań klientów jest: „Ile kosztuje akt notarialny do najmu okazjonalnego?”. Ustawodawca wprost ogranicza maksymalne wynagrodzenie notariusza. 

Wynagrodzenie za sporządzenie aktu notarialnego obejmującego oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wysokość ta jest powiązana z ustawą o minimalnym wynagrodzeniu i zmienia się wraz z jej nowelizacją. 

To ograniczenie dotyczy wyłącznie aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy – nie obejmuje ewentualnych dodatkowych czynności (np. poświadczeń podpisów na oświadczeniu właściciela „lokalu zastępczego”). 

Obowiązek zgłoszenia do urzędu skarbowego – kluczowy warunek

Czy jeśli podpiszesz „dobrą” umowę i dołączysz wszystkie oświadczenia, to automatycznie korzystasz z reżimu najmu okazjonalnego? Nie – konieczne jest jeszcze zgłoszenie umowy do naczelnika urzędu skarbowego. 

Ustawa wymaga, aby: 

• właściciel zgłosił zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania, 
• zgłoszenie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (rozumianego jako dzień, od którego umowa obowiązuje – nie zawsze jest to dzień jej podpisania), 
• na żądanie najemcy właściciel miał obowiązek przedstawić potwierdzenie dokonania zgłoszenia. 

Jakie są skutki braku zgłoszenia lub zgłoszenia po terminie? Umowa – nawet zatytułowana „najem okazjonalny” – nie jest kwalifikowana jako najem okazjonalny. W konsekwencji: 

• nie stosuje się do niej przepisów art. 19a–19d jako reżimu szczególnego – obowiązuje pełna ochrona z ustawy o ochronie praw lokatorów (w tym m.in. regulacje o najmie socjalnym, tymczasowych pomieszczeniach, zakazie eksmisji „na bruk”), 
• właściciel traci przywilej przyspieszonej eksmisji na podstawie aktu notarialnego – musi wytoczyć klasyczne powództwo o eksmisję i przejść pełne postępowanie sądowe. 

W praktyce: jako specjaliści od najmu okazjonalnego we Wrocławiu zawsze pilnujemy, aby wraz z pakietem dokumentów przekazać klientowi jasną instrukcję zgłoszenia oraz wzór potwierdzenia dla najemcy. 

Czynsz i opłaty – jakie zasady obowiązują przy najmie okazjonalnym?

Czy przy najmie okazjonalnym można wrzucić w czynsz wszystko? Ustawodawca wprowadza tu odrębną regulację. 

Z tytułu najmu okazjonalnego właściciel może pobierać: 

• czynsz, 
• opłaty niezależne od właściciela (m.in. za energię, gaz, wodę, odbiór ścieków i odpadów), 
• inne opłaty – jeżeli tak stanowi umowa, np. udział w funduszu remontowym, ochronę budynku, utrzymanie części wspólnych. 

Ustawowo przyjęto, że właściciel co do zasady ma roszczenie o zapłatę opłat niezależnych, jeśli umowa ich wyraźnie nie wyłącza. W praktyce i tak warto szczegółowo rozpisać w umowie: 

• jakie opłaty są doliczane najemcy;
• w jakim trybie i na podstawie jakich dokumentów będą rozliczane (faktury, zaliczki, rozliczenia roczne). 

Kwestia podwyżek czynszu wygląda inaczej niż przy zwykłym najmie lokatorskim: 

• właściciel może podwyższyć czynsz wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie;
• nie stosuje się mechanizmów z art. 8a–9 ustawy o ochronie praw lokatorów, ale pozostaje możliwość wykorzystania art. 685 KC (wypowiedzenie dotychczasowej stawki i zaproponowanie nowej), o ile umowa nie stanowi inaczej;
  • warto mieć na uwadze, że strony mogą ograniczyć lub wyłączyć stosowanie art. 685¹ KC, co może dodatkowo wzmocnić pozycję najemcy.

Dobrze skonstruowana umowa najmu okazjonalnego powinna: 

• zawierać jasne zasady waloryzacji czynszu (np. indeksacja wskaźnikiem GUS);
• precyzować tryb i terminy wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu; 
• chronić najemcę przed nagłymi i nieprzewidywalnymi podwyżkami, co często jest istotnym elementem negocjacji. 

Kiedy i jak można wypowiedzieć najem okazjonalny?

Czy strony mają pełną swobodę w kształtowaniu przyczyn wypowiedzenia? Ustawodawca wyraźnie ogranicza katalog przyczyn po stronie wynajmującego. 

Po stronie właściciela: 

• umowa najmu okazjonalnego nie może rozszerzać katalogu ustawowych przyczyn wypowiedzenia najmu ponad te, które wynikają z art. 11 ust. 2 pkt 1–3 ustawy o ochronie praw lokatorów oraz art. 19d tej ustawy, 
• oznacza to m.in., że nie można skutecznie wprowadzić do umowy swobodnych, dodatkowych przesłanek wypowiedzenia przez właściciela, które w praktyce omijałyby ochronę przewidzianą w ustawie. 

Po stronie najemcy: 

• umowa może – w granicach art. 673 § 3 KC – przewidywać dodatkowe, umowne podstawy wcześniejszego wypowiedzenia, np. „z ważnych powodów” lub szczegółowo opisane sytuacje (utrata pracy, trwała choroba, zmiana miejsca zamieszkania z przyczyn zawodowych itp.), 
• takie postanowienia są w pełni dopuszczalne i często stosowane, zwiększając elastyczność najemcy. 

Dodatkowo, ustawodawca przewidział szczególną podstawę wypowiedzenia po stronie właściciela – gdy najemca nie wskaże nowego lokalu zastępczego w razie utraty możliwości zamieszkania w tym pierwotnym (wspomniane już 21 dni). Wówczas właściciel może wypowiedzieć umowę z zachowaniem co najmniej 7‑dniowego okresu wypowiedzenia, przy czym wypowiedzenie musi być złożone na piśmie. 

Przyspieszona eksmisja – jak w praktyce działa mechanizm ochrony właściciela?

Najważniejszą cechą najmu okazjonalnego jest przyspieszona ścieżka egzekucji obowiązku opróżnienia, opuszczenia i wydania lokalu. 

Jak wygląda ta procedura krok po kroku z perspektywy właściciela: 

1. Umowa najmu okazjonalnego wygasa (z upływem czasu, na jaki ją zawarto) albo ulega rozwiązaniu (np. na skutek wypowiedzenia). 
2. Najemca nie opróżnia dobrowolnie lokalu. 
3. Właściciel doręcza najemcy żądanie opróżnienia lokalu, sporządzone na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. 
4. Żądanie musi zawierać co najmniej:oznaczenie właściciela i najemcy,
   • wskazanie umowy i przyczyny ustania stosunku
   • termin co najmniej 7 dni na opróżnienie lokalu.
5. Po bezskutecznym upływie terminu z żądania właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu (oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji). 
6. Do wniosku trzeba dołączyć: 
   • żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem doręczenia lub wysłania listem poleconym, dokument
   • potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu, 
   • potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. 

Jeżeli te warunki są spełnione, sąd nadaje klauzulę wykonalności, a komornik może prowadzić egzekucję opróżnienia lokalu na podstawie aktu notarialnego – bez konieczności prowadzenia klasycznego procesu o eksmisję. 

Co istotne, przy prawidłowo zawartej i zgłoszonej umowie najmu okazjonalnego: 

• nie stosuje się przepisów o obowiązku orzekania o prawie do najmu socjalnego lokalu, 
• nie stosuje się przepisów o tymczasowym pomieszczeniu – dłużnik eksmitowany na podstawie takiej umowy może zostać usunięty do noclegowni, schroniska lub podobnej placówki wskazanej przez gminę, jeśli nie ma innego tytułu prawnego do lokalu. 

Jakie przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów mają zastosowanie, a jakie są wyłączone?

Czy przy najmie okazjonalnym „w ogóle nie stosuje się” ustawy o ochronie praw lokatorów? Nie – ustawa precyzyjnie wskazuje, które przepisy pozostają w mocy. 

Do prawidłowo zawartej i zgłoszonej umowy najmu okazjonalnego nie stosuje się ustawy o ochronie praw lokatorów, z wyjątkiem: art. 2, art. 6 ust. 3, art. 10 ust. 1–3, art. 11 ust. 2 pkt 1–3, art. 13, art. 18 ust. 1 i 2, art. 19a–19d oraz art. 25d pkt 2.

Oznacza to m.in.: 

• stosuje się definicje z art. 2 (np. pojęcie lokatora, lokalu mieszkalnego), 
• stosuje się przepisy o obowiązku udostępnienia lokalu w razie awarii zagrażającej szkodą, 
• stosuje się przepisy o możliwości sądowego rozwiązania stosunku najmu z powodu rażącego naruszania porządku domowego, 
• stosuje się przepisy o odszkodowaniu za bezumowne zajmowanie lokalu po wygaśnięciu najmu, 

Nie stosuje się natomiast przepisów o najmie socjalnym, ograniczeniach eksmisji w okresie zimowym, czy obowiązku zapewnienia tymczasowego pomieszczenia dla eksmitowanego – pod warunkiem, że właściciel dopełnił obowiązku zgłoszenia do urzędu skarbowego. 

Jeżeli zgłoszenie nie zostało dokonane lub zostało dokonane po terminie, umowa przestaje być traktowana jako najem okazjonalny, a zastosowanie ma pełny reżim ochronny ustawy – łącznie z wymogiem klasycznego wyroku eksmisyjnego i potencjalnym prawem do lokalu socjalnego czy tymczasowego pomieszczenia. 

Jeżeli rozważasz zawarcie umowy najmu okazjonalnego – jako właściciel lub najemca – warto zadbać, aby wszystkie opisane powyżej elementy były prawidłowo uregulowane, a dokumenty przygotowane zgodnie z aktualnym orzecznictwem i doktryną.

Kancelaria Adwokacka Majchrzak Panas we Wrocławiu, jako specjaliści od spraw najmu okazjonalnego, reprezentuje obie strony takich stosunków prawnych – przygotowujemy i negocjujemy umowy, sporządzamy wzory załączników i wspieramy w ewentualnych sporach sądowych.